Sistemas de avaliação de desempenho de pessoal baseados em KPI estão se tornando cada vez mais populares na Rússia. As principais vantagens de tais mecanismos estão no reflexo racional das atividades das empresas.

KPI: o que é isso

KPI (KPIs) é uma abreviação em inglês para “chaveindicadores de desempenho ", em russo é referido como KPI - indicadores-chave (por vezes - parâmetros) de eficiência. Mas no som estrangeiro original é usado como norma. O KPI é um sistema que permite avaliar a eficácia dos funcionários da empresa para atingir metas (estratégicas e táticas).

"Indicadores chave" permitem que a empresaanalisar a qualidade de sua estrutura, o potencial na resolução de problemas. Com base no KPI também é formado um sistema de gerenciamento de metas. Esse é o fator mais importante: se não houver sinais de direcionamento dos indicadores de desempenho, os “indicadores-chave” não têm nada a aplicar. Gestão por objetivos e KPI, portanto, são dois fenômenos inter-relacionados. O primeiro implica em primeiro lugar prever os resultados do trabalho, bem como planejar como esses resultados serão alcançados.

Quem inventou o KPI?

A resposta inequívoca a esta pergunta não é históriaNo entanto, pode-se traçar como a gestão mundial passou a entender os KPIs, o que é e como é útil. No final do século XIX e início do século XX, o sociólogo Max Weber determinou que existem duas maneiras de avaliar o trabalho dos empregados: o chamado "sultão" e o meritocrático. De acordo com o primeiro, o chefe ("Sultão"), a seu próprio critério, avaliou quão bem uma pessoa lida com seus deveres. Um começo racional aqui desempenha um papel secundário, o principal é uma percepção puramente emocional do trabalho de um subordinado.

O método meritocrático é quando os resultadostrabalho são avaliados em realizações reais, com a conexão de mecanismos para medições objetivas. Essa abordagem foi adaptada pelos teóricos da administração nos países ocidentais e gradualmente se cristalizou no que conhecemos como um sistema KPI. Um papel importante na sistematização da avaliação racional do trabalho da equipe foi desempenhado pelos escritos de Peter Drucker, que, acredita-se, transformou a administração em uma disciplina científica. Os conceitos do cientista afirmam explicitamente que existem metas, e há uma avaliação do grau de sua realização através de indicadores-chave de desempenho.

KPI Pros

O principal lado positivo do sistema de KPI édisponibilidade de um mecanismo transparente para todos os funcionários da empresa avaliarem o trabalho e o trabalho da empresa como um todo. Isso permite que as autoridades avaliem a eficácia das atividades de todas as estruturas subordinadas em tempo real, para prever como as tarefas serão resolvidas e as metas alcançadas. A próxima vantagem do KPI é que a administração tem uma ferramenta para ajustar o trabalho dos subordinados se os resultados atuais estiverem atrasados ​​em relação aos planejados.

Se, por exemplo, de acordo com os resultados das atividades de mediçãono primeiro semestre do ano, revela-se que tais parâmetros de desempenho não são suficientemente altos, então são realizadas oficinas para identificar os motivos e incentivar os funcionários a fazerem o trabalho melhor após os próximos seis meses. Outro aspecto positivo do KPI é o feedback entre o especialista e o gerente. O primeiro receberá não apenas instruções e, às vezes, aparentes disputas tendenciosas, mas observações bem fundamentadas, o segundo melhorará o desempenho especificando erros e falhas no trabalho realizado pelo subordinado.

Contras KPI

Os resultados das avaliações no âmbito dos KPI (indicadoreseficiência como tal) pode ser interpretada de forma não correcta, e esta é a principal desvantagem deste sistema. Como regra geral, quanto menor a probabilidade de ocorrência de um problema semelhante, mais atenção será dada no estágio de formação de critérios para avaliação de parâmetros de desempenho. Outro menos de KPI - companhias, para implementar este sistema, terá que gastar muitos recursos (calculados, em regra, a tempo, trabalho e finança). Trata-se, obviamente, de trabalhar nos parâmetros-chave da eficácia de um nível adequado de estudo. Existe a possibilidade de que seja necessário realizar um treinamento em larga escala dos funcionários: especialistas - para mudar as tarefas e, consequentemente, as condições de trabalho, mas a gerência terá que dominar novos métodos de avaliação do trabalho dos subordinados. A empresa pode não estar pronta para dar tempo extra à equipe para dominar as inovações.

Subtilidades de implementação do KPI

A principal tarefa na implementação do sistema KPI (“comzero ”) - para evitar atitudes negativas em relação a ela por parte dos funcionários. Portanto, a gerência da empresa deve comunicar claramente o significado e os benefícios práticos das inovações para cada um dos subordinados cujo trabalho está sujeito a avaliação subseqüente para a eficácia. A melhor metodologia aqui, segundo alguns especialistas da área de RH, é uma apresentação individual, uma explicação para especialistas em cargos específicos: KPIs - o que é e por que implementar esse sistema na empresa.

O erro será o plantio incondicionalparâmetros de desempenho na forma de uma ordem, mas o passo necessário é um apelo dos principais funcionários da empresa. Se, por exemplo, um gerente de linha informa aos subordinados em seu departamento sobre a implementação iminente do KPI, essas informações também devem ser confirmadas pelo diretor geral. O especialista deve entender que o sistema de parâmetros-chave de desempenho não é uma invenção da cabeça, mas um elemento da política estratégica de toda a empresa.

O momento ideal de implementação do KPI

Entre os especialistas, há uma opinião de que os indicadoresKPI, se estamos falando sobre o sistema, deve ser implementado ao mesmo tempo em todos os níveis de gestão da empresa - de especialistas comuns para os gestores de topo. De acordo com esse ponto de vista, o tempo de implementação dos principais parâmetros de desempenho não pode ser esticado ao longo do tempo: o sistema começa a funcionar imediatamente. A única questão é como escolher o momento ideal de seu lançamento. Há um ponto de vista de que é suficiente informar os funcionários sobre o fato de iniciar um KPI em cerca de três meses. Isso acaba sendo suficiente para o pessoal da empresa estudar as especificidades da avaliação futura da eficácia de seu trabalho.

Há também a tese de que algum tempo KPI podetrabalhar em paralelo com o antigo sistema de pagamento. Dependendo do grau de liberalismo das autoridades, o empregado poderá escolher por si mesmo de acordo com qual esquema o salário será calculado. Você pode motivar totalmente uma pessoa a trabalhar em um novo KPI à custa de bônus e bônus, as condições para obtenção que serão claramente definidas nos parâmetros-chave.

Estágios de criação de um sistema KPI

Na verdade, como tal, a introdução de mecanismos de KPIprecedido por várias etapas do trabalho preparatório. Primeiro, este é o período associado à formulação dos objetivos estratégicos estabelecidos para a empresa. No âmbito do mesmo estágio de trabalho, o conceito geral é dividido em áreas táticas, cuja eficácia deve ser medida. Em segundo lugar, é o desenvolvimento de indicadores-chave de desempenho, a definição de sua essência. Em terceiro lugar, é o trabalho sobre a distribuição dos poderes oficiais relacionados à implementação do sistema, de modo que cada pessoa responsável faça uma pergunta como "KPIs - o que é isso?"

Assim, todos os indicadores serão corrigidospara indivíduos específicos (departamentos) na empresa. Em quarto lugar, o ajuste dos processos de negócios atuais pode ser necessário (se exigido por uma estratégia atualizada). Quinto, é o desenvolvimento de um novo sistema de motivação dos funcionários, a criação de fórmulas de folha de pagamento de acordo com novos critérios. Depois de concluir todos esses procedimentos, você pode executar o sistema KPI.

Requisitos de KPI

Como mencionado acima, os KPIs são indicadores-chave.eficácia, inseparavelmente ligada aos objetivos da empresa. A qualidade da segmentação é um requisito fundamental para o sistema KPI. Objetivos podem ser formados de acordo com princípios diferentes, mas um dos mais populares no ambiente de RH é o conceito SMART. Significa "específico" (específico), "mensurável" (mensurável), "realizável" (realizável), "relevante para o resultado" (relevante), "ligado ao tempo" (vinculado ao tempo) e, como resultado, dando trabalho e KPI de alta qualidade.

Exemplos de metas que atendem a esses critérios: "Abra tantos pontos de venda (mensuráveis) (específicos) na cidade (relevante) no primeiro trimestre (limite de tempo)", ou "venda tantos bilhetes aéreos na direção de tal e tal país em três semanas." Cada meta deve ser dividida em tarefas, que, por sua vez, são reduzidas ao nível de KPIs pessoais (para funcionários ou divisões). O número ideal deles, como alguns especialistas acreditam, é de 6-8.

Automação de KPI

Um dos fatores para a implementação bem-sucedida do KPI éinfra-estrutura tecnológica. Como os principais parâmetros de desempenho são um conjunto de indicadores racionais, um computador funcionará muito bem com eles. Existem muitas soluções de software para gerenciar KPIs. As possibilidades disponíveis em tais distribuições são bastante extensas. Primeiro, é uma apresentação conveniente de informações (na forma de gráficos, análises, documentação) sobre os processos associados aos KPIs. O que isso dá? Principalmente, a unidade de percepção de dados, reduzindo a probabilidade de interpretação incorreta de números. Em segundo lugar, é a automação da coleta e cálculo de indicadores de desempenho. Em terceiro lugar, está realizando análises multidimensionais (com grandes volumes de dígitos), o que será difícil para uma pessoa sem programa. Em quarto lugar (na presença da infra-estrutura de rede), esta é a troca de informações entre funcionários individuais e o estabelecimento de canais de feedback “chefe - escravo”.